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導入の背景
名鑑データの煩雑な更新作業の効率化、データのマルチユースの支援。
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導入前の問題点
校正データの紙ベースでのやりとり、手入力での修正の手間。CD用データを別作成する必要あり。
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ソリューション
YggdrasillとWebを駆使して、校正データのWeb入力、同じ名鑑データからのCD用データの作成を実現。
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導入のメリット
更新作業の効率化、TCOの削減に加え、システムを稼働しながらのシステム改修もスムーズに実現。
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倉敷印刷株式会社では、約６０００の試験研究機関の最新データを収録する「全国試験研究機関名鑑」の 印刷を手がけている。この名鑑は、２年に１度更新されるが、これまでは、この校正手続きを前回分の組版デー
タから起こしたデータを紙ベースで各機関とやりとりし、倉敷印刷側で手入力で修正していた。そのため、この校正に要する時間やコストは膨大なものとなっていた。そこで、同社では、XMLDB「Yggdrasill」の導入で、校正作業を大幅に自動化し、各機関や出版社がブラウザを通して校正できる仕組みを整えた。同社では、校正作業のスピードア
ップやコストの大幅削減に加え、付属のCD作成のための手間も大幅に削減されるという効果を生み出している。 また、XMLDBYggdrasillでは、データベース側のスキーマ定義が不要なため、システムを運用しながらのシステム改修で、
システムの改良もスムーズに行われている。
◆導入の背景 〜名鑑データの効率的な更新・組版方法を検討支援〜
- 「データの非効率な処理」
倉敷印刷では、日本の科学研究・技術開発に関 する 比類の
ない基礎資料として、 高い評価を得る「全国試験研究機関名鑑」（出版社：LATTICE、全3巻1セット）
の印刷を手がけている。2年に1度内容が更新されるが、以前は、データがデータベース化さ れておらず、組版
専用機を用いるシステムだったため、校正作業が煩雑だった。 「校正内容を紙ベースで各機関とやりとりして、こちらで手入力でデータ修正していたので、校正に要する時
間やコストが大変なものでした。それに、全データが一つに なった組版データから、抜粋データを収録した添付CD用のデータを作成するのも一苦労でした。」と清水氏は当時を振り返る。
- 「商品は印刷物から情報へ」
そして、「『全国試験研究機関名鑑』は、いわば辞書であって、情報を売るものです。それならデータベース化して、データを売るようにすればいいのではないか、と考えました。また、国からもデータベース化が奨励されているため、情報のデータベース化に着手することにしました。」と、Yggdrasill導入のきっかけを説明する。
◆導入前の問題点 〜データ更新・付属CD作成の手間が課題に〜
導入前には、2つの工程で問題があった。
- 「データ更新過程での問題点」
まず、データの更新工程である。データがデータベースに収められておらず、組版専用機のデータを使っていたため、機関毎にデータが分割されていず、更新時の作業として、まず、全体が一つになった組版データを機関毎に分割する必要があった。それをさらに、校正用組版で校正用紙を作成・印刷し、郵送で各機関に送付。校正後の用紙を郵送で回収して、データを手入力で修正、商品用組版で
、最終的に名鑑を作成していた。この方法では、データの管理、校正手続きの管理、ともに大変だった。また、ほとんど全ての工程で、人手がかかるため、時間もコストも膨大なものであった。
- 「CD-ROM作成での問題点」
もう一つの工程は、付属のCD-ROMの作成である。CD−ROMには、機関の名称・所在地・連絡先などの情報だけを抜
粋して収録しているが、全体の組版データから、不要部分を削除し、さらに、URLのリンクを張りなおす、という作業が必要 だった。「このリンクの張り直しだけでも、外注で100万円以上のコストがかかっていました。また、組版専用機のフォント
がオープンスタイルでないことでの苦労もありました。」と清水氏は話す。
- 「Yggdrasill採用の理由」
開発責任者の和賀山氏は「XMLデータは、RDB形式のデータとは違い、今回のケースのように、1機関のデータをまるごと抽出して加工
（変更）するのにとても便利です。」とXML採用の理由を語る。また、「Yggdrasillは、従来のRDBのようにデータベース側の設計や設定 が不要で、XML文書を入れたらすぐに検索できるので、データベース周りの開発が非常に楽でした。Yggdrasillから取り出したデータは
XMLなので、そのまま『.Net Framework』で利用でき、他のプログラムとの連携もスムーズに行うことができました。Yggdrasillは、 安心して日本語を使えるのも重要なポイントです。他のXML関連ツールも試したことがありますが、日本語が、きちんと検索できないも
のもありました。」と語り、設計の容易さ・他との連携・日本語完全対応などが、Yggdrasill採用の決め手となったことを説明する。
＜Yggdrasill導入前と導入後での工程の違い＞
◆問題解決のソリューション 〜YggdrasillとWebを有効活用して作業を自動化〜
まず、2ヶ月かけて、組版データをXMLデータに移行し、データを全てXMLDBYggdrasillに格納。その後、2ヶ月で、システムを構築し、運用を開始した。
- 「データ更新を自動化」
Yggdrasillが導入されて以降、倉敷印刷でのデータの更新業務は、次のような工程となっている。
| １． |
各機関に、校正用WebサイトへのログインのためのIDとパスワードを郵送にて送付。 |
| ２． |
各機関は、送られてきたIDとパスワードを使って、サイトにログインし、データ校正を行う。レイアウトイメージは、サーバ側の校正用自動組版でダイナミックに作成し、PDFにて画面表示。レイアウトイメージを確認しながら、データ校正を行うことができる。 |
| ３． |
出版社は、校了した機関のデータをチェックし校正を行う。 |
| ４． |
機関・出版社の両方の校了情報は、倉敷印刷で管理できるようになっており、全ての機関のデータの校正が終了した時点で、商品用自動組版で、名鑑を作成する。 |
このように、Yggdrasill導入前には、倉敷印刷側で、人手がかかっていた工程が、大幅に改善された。
- 「ワンソース・マルチユースでCD-R作成」
また、付属CD−ROMの作成も、導入前のように、全体の組版データから不要部分を削除する必要はなくなり、XMLが得意とするワンソース・マルチユースで、Yggdrasillから必要なデータだけを抽出し、従来に較べて格段に容易に作成することができるようになった。
<全国試験研究機関名鑑
Web校正システム概要>
◆導入のメリット 〜更新作業の効率化やTCOの大幅削減〜
- 「作業期間の大幅短縮」
Yggdrasillを利用したシステムの導入で、従来だと、更新版発行の約1年前から作業を開始し、データ修正の入力に８〜９ヶ月を費や
していたのが、インターネット環境未整備の機関分のデータ修正入力に２ヶ月かかるだけとなり、作業の開始時期を５〜８ヶ月遅らせることができた。このことにより、データ修正の期間・人件費ともに大幅に減った。
- 「管理業務、コストも削減」
清水氏は「今まで、データ自身の管理も、校正手続きの管理も、非常に面倒でしたが、このシステムの導入で、本当に楽になりました。」
と、煩雑で手間のかかる管理業務が改善されたことを強調する。また、「費用の面でも、郵送代、データ入力費用が大幅にマイナスとなりました。 システム導入の初期費用として、サーバの購入費用が必要でしたが、次回の改訂で取り返せると思います。」と話し、本システムの導入がTCOの削
減にも大いに貢献していることを物語っている。
- 「システム稼動中のシステム改修」
また、和賀山氏は「システム稼動後にもクライアントからの要求があり、データ形式を変更する必要が出てきましたが、データベースの設計
を修正する必要がないため、データベースを稼動しながら、システムを修正することができました。」と、データベース設計不要のメリットを評価する。
- 「DTP感覚は説明により説得」
まだ、出版社や営業担当の中にはDTP感覚が残っており、例外的なレイアウトを要望されることもあるが、清水氏らの熱心な説明により、納得いただいている。
- 「今後の展開」
今後、倉敷印刷では、月刊誌の印刷にもこのシステムを応用しようと考えている。現在、執筆者がワープロソフトで作成した原稿を営業担当が出向いてやり
とりしている月刊誌がある。これをWebからの直接入力にすることで、営業担当は校正の運搬業務という仕事ではなく、本来の営業活動に注力できると、期待している。
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