システムの説明/特徴

文部科学省より、教育研究活動等の状況について国公私立の全ての大学・大学院・短大に教員の学位及び業績をはじめ多くの情報を学外公開することを義務づけると発表されてから、学外公開の範囲は一気に拡大しました。
一方で大学経営の観点からは IR(Institutional Research)への注目度が高まっており、
大学内の経営・運営状況を定量的に把握するため、学内データ管理の重要性が急速に高まっています。

大学では、法令で定められた自己点検評価、認証評価、国公立大学法人評価の他に国・各種団体向けに提出する様々な資料を作成するための作業量が増加の一途です。文部科学省より情報の学外公開を義務づけられてからは、さらに多くの情報を公開しなければなりません。その上、今後はこの提出データ・公開データを積極的に活用し、不足データがある場合はそれを収集してIRを実行し、種々の経営指標を基に大学の改革を行う必要があります。
このような学内データの一元管理のために、Web入力型のデータベースシステムを整備している大学もありますが、大学の事務現場では現在の業務に加えて、提出用の帳票のために既に整理したデータを再度入力する業務を行う余裕が少なく、データの蓄積がなかなか進まないケースがあります。また、収集するデータの項目等は変更が多くあり、その度にWeb入力画面の改修コストが負担になっています。大学内のデータ管理の重要性が高まる中、これを実現するシステムに大きな変革が求められています。

XML技術を使って大学内のデータ管理業務を効率化し、業務の変化にも柔軟に対応
MF IR用データ管理システムは、学内に散在するあらゆる文書やデータシートをその様式のまま文書管理サーバに登録するだけで一元管理ができ、登録されたファイル内から必要なデータを抜き出して各種提出資料を自動作成し、学内公開・学外公開ができるシステムです。
主な機能は下記の3つになりますが、この機能に加えて当社のXML技術によるノンプログラミングで帳票等の変更を可能とする拡張性を備えることにより、大学の激しく変化する業務に対応できます。

ダッシュボートの自動作成(経営指標の自動抽出)
IR(Institutional Research)への対応(経営改革)

ダッシュボードはIRを実行するための基盤となり、これまで提出することだけが目的となった提出資料を、大学経営に直接活かすことが可能な機能。サーバに登録された各種文書ファイルの提出文書を登録するだけで簡単にダッシュボードを自動作成。このダッシュボードから経営指標を自動生成、経営層が大学の現状を迅速に把握。

学内の組織データや各種文書を一元管理、学内公開・学外公開
自己点検評価・第三者評価への対応(大学評価への対応)

評価・第三者評価などのために、各部局がまとめた膨大な基礎資料やデータを文書管理サーバに登録するだけで厳密に一元管理。公開によりデータの信憑性を高めるとともに資料によってはアクセス制限も可能、大学評価等の提出資料を自動生成も可能、評価対応業務の迅速性が向上。

各種提出資料の自動作成
書類作成など事務担当者の負担軽減(コスト削減)

登録された文書ファイルを的確に検索、必要なデータを抽出し、データ分析や提出資料が自動・半自動で作成。 提出資料作成のために何度も繰り返されてきたコピー&ペーストの作業が不要になり、帳票のレイアウト変更も可能なので事務担当者の負担が軽減。

イメージ